Nota: algunos datos administrativos del responsable permanecen como campos por completar porque no venían definidos en el documento adjunto.

POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

VALTERRA CAFÉ

Fecha de entrada en vigencia: Por definir

Última actualización: 22 de julio de 2026

1. Identificación del responsable del tratamiento

La persona responsable del tratamiento de los datos personales es:

Nombre completo: [NOMBRE COMPLETO DEL RESPONSABLE]

Nombre comercial: Valterra Café

Identificación: Cédula de ciudadanía o NIT No. [NÚMERO]

Domicilio: [CIUDAD Y DEPARTAMENTO], Colombia

Dirección: [DIRECCIÓN PARA NOTIFICACIONES]

Correo electrónico: info@valterracafe.com

Teléfono o WhatsApp: [NÚMERO DE CONTACTO]

Sitio web: www.valterracafe.com

En adelante, el responsable podrá ser denominado “Valterra Café”.

2. Objeto

La presente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales establece los criterios bajo los cuales Valterra Café recolecta, almacena, consulta, utiliza, actualiza, circula, comparte, transmite, suprime y, en general, trata los datos personales de clientes, compradores, usuarios, visitantes del sitio web, prospectos comerciales y demás personas que interactúen con la marca.

La política tiene como finalidad proteger el derecho de las personas a conocer, actualizar, rectificar y solicitar la supresión de la información personal que repose en las bases de datos administradas por Valterra Café.

3. Marco normativo

Esta política se adopta de conformidad con:

El artículo 15 de la Constitución Política de Colombia.
La Ley Estatutaria 1581 de 2012.
Las disposiciones reglamentarias incorporadas en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.
Las instrucciones y lineamientos expedidos por la Superintendencia de Industria y Comercio.
Las demás normas que modifiquen, complementen o sustituyan las anteriores.

4. Alcance

Esta política se aplica a los datos personales tratados por Valterra Café mediante:

El sitio web www.valterracafe.com.
La tienda virtual y el proceso de compra.
Formularios de contacto, registro o suscripción.
Correo electrónico.
WhatsApp y otros canales de mensajería.
Redes sociales.
Campañas publicitarias.
Plataformas de comercio electrónico.
Pasarelas y proveedores de pago.
Servicios de entrega y logística.
Herramientas de analítica, medición y publicidad digital.
Bases de datos comerciales, administrativas y contables.
Interacciones presenciales o telefónicas relacionadas con la venta de productos.

La política también se aplica a los encargados y proveedores que traten datos personales por cuenta de Valterra Café.

5. Definiciones

Para efectos de esta política se aplicarán las siguientes definiciones:

Autorización: consentimiento previo, expreso e informado otorgado por el titular para realizar el tratamiento de sus datos personales.

Base de datos: conjunto organizado de datos personales sometidos a tratamiento.

Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse con una persona natural determinada o determinable.

Dato privado: información que por su naturaleza íntima o reservada solo resulta relevante para su titular.

Dato público: información que no tiene naturaleza privada, semiprivada o sensible y que puede estar contenida en documentos o registros públicos.

Dato sensible: información cuyo uso indebido puede afectar la intimidad del titular o generar discriminación.

Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.

Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y las finalidades del tratamiento.

Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.

Tratamiento: cualquier operación realizada sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, utilización, circulación, actualización, transmisión o supresión.

Transferencia: entrega de datos personales a otro responsable del tratamiento, dentro o fuera de Colombia.

Transmisión: comunicación de datos personales a un encargado para que los trate por cuenta del responsable.

6. Datos personales tratados

Dependiendo de la relación del titular con Valterra Café, podrán recolectarse las siguientes categorías de información:

6.1. Datos de identificación y contacto

Nombre y apellidos.
Tipo y número de identificación, cuando sea necesario para facturación, despacho o cumplimiento de obligaciones legales.
Correo electrónico.
Número de teléfono o WhatsApp.
Ciudad, departamento y país.
Dirección de entrega y referencias necesarias para realizar el despacho.

6.2. Datos relacionados con compras y pedidos

Productos adquiridos o consultados.
Cantidades, presentación y características del pedido.
Fecha, valor y estado de la compra.
Historial de pedidos.
Información de facturación.
Datos relacionados con cambios, devoluciones, garantías o reclamaciones.
Instrucciones de entrega.
Comunicaciones relacionadas con el pedido.

6.3. Información relacionada con pagos

Medio de pago seleccionado.
Estado o confirmación de la transacción.
Referencia de pago.
Valor pagado.
Fecha y hora de la operación.
Información necesaria para verificar, conciliar o reversar una transacción.

Cuando el pago sea procesado por una pasarela, entidad financiera o proveedor especializado, los datos financieros sensibles podrán ser recolectados directamente por dicho proveedor, conforme a sus propios términos y políticas de privacidad.

Salvo que se informe expresamente lo contrario, Valterra Café no solicitará por correo electrónico, WhatsApp o formularios ordinarios números completos de tarjetas, claves bancarias, códigos de seguridad o contraseñas financieras.

6.4. Datos de navegación y analítica

Dirección IP.
Tipo de dispositivo.
Navegador y sistema operativo.
Idioma y configuración regional.
Fecha y hora de acceso.
Páginas visitadas.
Tiempo de permanencia.
Interacciones con botones, enlaces, productos y formularios.
Fuente desde la cual llegó el usuario.
Identificadores asociados con cookies o tecnologías similares.
Información aproximada de ubicación derivada de la dirección IP.
Datos sobre la efectividad de anuncios y campañas.

6.5. Datos comerciales y de marketing

Preferencias relacionadas con productos de café.
Interés en lanzamientos, promociones o contenidos.
Respuestas a campañas y formularios.
Registro de aceptación o rechazo de comunicaciones comerciales.
Interacciones con correos, mensajes o anuncios.
Segmentos de audiencia generados a partir de la actividad del usuario.

6.6. Comunicaciones

Consultas enviadas mediante formularios.
Mensajes remitidos por correo electrónico o WhatsApp.
Solicitudes de servicio.
Peticiones, quejas, reclamos o sugerencias.
Comentarios enviados a través de redes sociales o canales de atención.

Valterra Café no recolectará intencionalmente datos sensibles salvo que exista una necesidad legítima, autorización explícita del titular y cumplimiento de los requisitos legales aplicables.

7. Finalidades del tratamiento

Los datos personales podrán tratarse para las siguientes finalidades:

7.1. Gestión de compras y relación contractual

Registrar y procesar pedidos.
Confirmar la disponibilidad de productos.
Gestionar pagos y validar transacciones.
Emitir facturas, recibos o comprobantes.
Preparar, despachar y entregar productos.
Informar el estado del pedido.
Atender cambios, devoluciones, retractos, garantías y reclamaciones.
Prevenir errores, duplicidades y operaciones fraudulentas.
Cumplir obligaciones contractuales, comerciales, tributarias y contables.
Conservar soportes de las transacciones realizadas.

7.2. Servicio al cliente

Responder preguntas sobre productos, pedidos y disponibilidad.
Atender solicitudes realizadas por correo, formularios, teléfono o WhatsApp.
Gestionar peticiones, quejas, reclamos y sugerencias.
Realizar encuestas de satisfacción.
Contactar al cliente cuando sea necesario para resolver una novedad con su compra o entrega.

7.3. Marketing y comunicaciones comerciales

Cuando exista autorización del titular, Valterra Café podrá:

Informar sobre lanzamientos y nuevos productos.
Enviar promociones, descuentos, invitaciones y novedades.
Compartir contenidos relacionados con café de especialidad, origen, preparación y cultura cafetera.
Realizar campañas por correo electrónico, teléfono, WhatsApp, redes sociales o publicidad digital.
Crear segmentos de audiencia según intereses e interacciones.
Medir la efectividad de las campañas.
Personalizar contenidos y comunicaciones.
Realizar actividades de fidelización y recuperación de clientes.

La autorización para recibir publicidad no será una condición obligatoria para comprar productos. El titular podrá retirar dicha autorización en cualquier momento.

7.4. Analítica, funcionamiento y seguridad del sitio

Conocer la forma en que los usuarios navegan por el sitio.
Medir visitas, conversiones, compras e interacciones.
Evaluar el rendimiento de contenidos y campañas.
Mejorar la experiencia de navegación.
Optimizar la tienda y el proceso de compra.
Detectar errores técnicos.
Prevenir accesos no autorizados, fraudes y actividades sospechosas.
Elaborar reportes estadísticos y análisis agregados.
Probar nuevas funcionalidades.

7.5. Cumplimiento legal y administrativo

Atender requerimientos de autoridades administrativas o judiciales.
Cumplir obligaciones tributarias, contables, comerciales y de protección al consumidor.
Conservar los documentos exigidos por la ley.
Ejercer o defender derechos en procesos judiciales, administrativos o extrajudiciales.
Demostrar la autorización otorgada por los titulares.
Atender consultas y reclamos relacionados con datos personales.

8. Autorización del titular

Valterra Café solicitará autorización previa, expresa e informada antes de tratar datos personales, salvo en los casos en que la ley permita realizar el tratamiento sin autorización.

La autorización podrá obtenerse mediante:

Casillas de aceptación en formularios.
Formularios electrónicos o físicos.
Mensajes de datos.
Correo electrónico.
WhatsApp.
Grabaciones telefónicas.
Acciones inequívocas del titular que permitan concluir razonablemente que autorizó el tratamiento.
Otros mecanismos que permitan conservar prueba de la autorización.

La autorización para ejecutar una compra será independiente, cuando corresponda, de la autorización para recibir publicidad o comunicaciones comerciales.

Valterra Café conservará prueba de las autorizaciones obtenidas.

9. Derechos de los titulares

Los titulares de los datos personales tienen derecho a:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
Solicitar prueba de la autorización otorgada, cuando esta sea requerida.
Ser informados sobre el uso dado a sus datos.
Presentar consultas y reclamos.
Solicitar la corrección de información incompleta, inexacta, desactualizada o fraccionada.
Revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos cuando sea procedente.
Retirar la autorización para recibir comunicaciones comerciales.
Acceder gratuitamente a sus datos personales.
Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, después de agotar el trámite correspondiente ante Valterra Café.
Abstenerse de responder preguntas relacionadas con datos sensibles o datos de niños, niñas y adolescentes, salvo cuando su tratamiento esté permitido legalmente.

La revocatoria o supresión no procederá cuando exista un deber legal o contractual de conservar la información.

10. Procedimiento para ejercer los derechos

El titular, su representante, apoderado o causahabiente podrá presentar solicitudes relacionadas con el tratamiento de datos personales mediante:

Correo electrónico: info@valterracafe.com

Asunto sugerido: Solicitud de protección de datos personales

Dirección física: [DIRECCIÓN PARA NOTIFICACIONES]

WhatsApp o teléfono: [NÚMERO]

La solicitud deberá incluir:

Nombre completo del titular.
Número de identificación.
Datos de contacto para recibir la respuesta.
Descripción clara de la consulta, solicitud o reclamo.
Documentos que acrediten la identidad o representación, cuando sean necesarios.
Soportes relacionados con la solicitud, si existen.

Valterra Café podrá solicitar información adicional únicamente cuando sea necesaria para verificar la identidad del solicitante o comprender adecuadamente la petición.

11. Consultas

Los titulares podrán consultar la información personal que repose en las bases de datos de Valterra Café.

Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde su recepción.

Cuando no sea posible responder dentro de ese término, se informarán los motivos de la demora y la fecha de respuesta, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del término inicial.

12. Reclamos

El titular podrá presentar un reclamo cuando considere que la información debe ser corregida, actualizada o suprimida, o cuando advierta un posible incumplimiento de la normativa de protección de datos.

Cuando el reclamo esté incompleto, Valterra Café solicitará la información faltante dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recepción.

Si transcurren dos (2) meses desde la solicitud de subsanación sin que el interesado presente la información requerida, se entenderá que desistió del reclamo.

Cuando Valterra Café no sea competente para resolverlo, lo trasladará a quien corresponda, cuando sea posible, e informará esta situación al interesado.

El reclamo completo será atendido en un término máximo de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a su recepción.

Cuando no sea posible responder dentro de ese término, se informarán los motivos de la demora y la fecha de respuesta, que no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del término inicial.

13. Supresión de datos y retiro de publicidad

Los titulares podrán solicitar la supresión de sus datos o el retiro de comunicaciones promocionales escribiendo a info@valterracafe.com.

La solicitud de no recibir publicidad será atendida sin afectar el envío de mensajes indispensables relacionados con:

Confirmaciones de compra.
Pagos.
Seguridad.
Entregas.
Garantías.
Cambios o devoluciones.
Cumplimiento de obligaciones contractuales o legales.

La supresión podrá no proceder cuando la información deba conservarse para cumplir obligaciones legales o contractuales, atender reclamaciones, respaldar transacciones o ejercer el derecho de defensa.

14. Cookies y tecnologías similares

El sitio web podrá utilizar cookies, píxeles, etiquetas y tecnologías similares para:

Permitir el funcionamiento de la página y de la tienda.
Recordar preferencias.
Conservar productos en el carrito.
Mantener sesiones seguras.
Medir tráfico y comportamiento de navegación.
Analizar conversiones.
Evaluar campañas publicitarias.
Personalizar contenidos o anuncios, cuando exista autorización.
Detectar fraude y proteger el sitio.

Las cookies podrán clasificarse como:

Necesarias: indispensables para el funcionamiento, seguridad y proceso de compra.

Funcionales: permiten recordar preferencias y mejorar la experiencia.

Analíticas: ayudan a conocer el uso del sitio mediante estadísticas.

Publicitarias: permiten medir campañas, crear audiencias y mostrar publicidad relacionada con los intereses del usuario.

Cuando sea legalmente necesario, Valterra Café solicitará el consentimiento del usuario antes de activar cookies analíticas o publicitarias.

El usuario podrá rechazar o configurar cookies no esenciales mediante el mecanismo disponible en el sitio o desde la configuración de su navegador. La desactivación de ciertas cookies puede afectar algunas funcionalidades.

15. Proveedores, encargados y terceros

Valterra Café podrá transmitir datos personales a proveedores que apoyen actividades como:

Alojamiento y mantenimiento del sitio web.
Comercio electrónico.
Procesamiento de pagos.
Facturación.
Envío de correos o mensajes.
Servicio al cliente.
Analítica web.
Publicidad digital.
Almacenamiento en la nube.
Prevención de fraude.
Transporte, mensajería y entrega de pedidos.
Asesoría contable, jurídica o tecnológica.

Estos terceros tratarán los datos únicamente para las finalidades autorizadas y de acuerdo con las obligaciones contractuales y legales aplicables.

Los operadores logísticos recibirán solamente la información necesaria para realizar la entrega, como nombre, teléfono, dirección, ciudad e indicaciones de despacho.

16. Transferencias y transmisiones internacionales

Algunos proveedores tecnológicos, plataformas de comercio electrónico, servicios de alojamiento, analítica, publicidad, correo o almacenamiento podrán operar desde países diferentes de Colombia.

Cuando se realicen transmisiones o transferencias internacionales, Valterra Café adoptará las medidas contractuales y legales razonables para proteger la información y verificará que el tratamiento se realice conforme al régimen colombiano aplicable.

17. Seguridad de la información

Valterra Café adoptará medidas administrativas, técnicas y humanas razonables para proteger los datos personales contra:

Pérdida.
Uso indebido.
Acceso no autorizado.
Alteración.
Divulgación.
Destrucción.
Fraude.
Copia o extracción no autorizada.

Entre estas medidas podrán incluirse controles de acceso, contraseñas seguras, copias de respaldo, actualizaciones de software, protección de conexiones, acceso restringido a bases de datos y selección responsable de proveedores.

Ningún sistema es completamente infalible. En caso de presentarse un incidente de seguridad, Valterra Café realizará las verificaciones y actuaciones necesarias conforme a la legislación aplicable.

18. Conservación de la información

Los datos personales se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades autorizadas y las obligaciones legales o contractuales correspondientes.

La información relacionada con compras, pagos, facturación y contabilidad se conservará durante los términos exigidos por la legislación colombiana.

Los datos utilizados exclusivamente para marketing se tratarán hasta que:

El titular retire su autorización.
Solicite su supresión.
Desaparezca la finalidad autorizada.
Valterra Café determine que ya no son necesarios.

Finalizado el periodo de conservación, los datos serán eliminados, anonimizados o bloqueados cuando sea técnica y legalmente procedente.

19. Tratamiento de datos de menores de edad

Los productos y servicios de Valterra Café están dirigidos principalmente a personas mayores de edad con capacidad para realizar compras.

Valterra Café no recolectará intencionalmente datos personales de niños, niñas o adolescentes para finalidades publicitarias.

Cuando excepcionalmente sea necesario tratar datos de menores, se respetará su interés superior, sus derechos fundamentales y la autorización de su representante legal, de acuerdo con la legislación colombiana.

Si se identifica que un menor proporcionó datos sin autorización, su representante podrá solicitar la revisión y supresión de la información a través de info@valterracafe.com.

20. Datos obtenidos de redes sociales y plataformas externas

La interacción del usuario con los perfiles de Valterra Café en redes sociales estará sujeta también a las políticas y condiciones de cada plataforma.

Valterra Café podrá tratar la información que el usuario decida compartir voluntariamente mediante comentarios, mensajes, formularios o interacciones con anuncios, únicamente para atender la comunicación, prestar el servicio solicitado, medir las campañas o desarrollar las finalidades autorizadas.

La información pública disponible en una red social no será utilizada de manera ilimitada ni para finalidades incompatibles con el contexto en que fue publicada.

21. Decisiones automatizadas y perfiles

Valterra Café podrá utilizar reglas automatizadas o herramientas tecnológicas para:

Recomendar productos.
Organizar audiencias.
Identificar preferencias generales.
Medir el interés en campañas.
Detectar posibles operaciones fraudulentas.
Personalizar comunicaciones autorizadas.

Estas actividades no tendrán como finalidad tomar decisiones que produzcan efectos jurídicos adversos sobre el titular sin una revisión adecuada.

22. Deberes del responsable

Valterra Café procurará:

Garantizar el ejercicio de los derechos de los titulares.
Solicitar y conservar prueba de la autorización.
Informar las finalidades del tratamiento.
Mantener la información razonablemente actualizada.
Corregir datos cuando sea procedente.
Proteger las bases de datos mediante medidas de seguridad.
Tramitar oportunamente consultas y reclamos.
Exigir a sus proveedores el tratamiento adecuado de la información.
Informar a las autoridades cuando exista una obligación legal.
Usar los datos únicamente para las finalidades autorizadas o permitidas por la ley.

23. Requisito previo para acudir ante la autoridad

El titular podrá presentar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el procedimiento de consulta o reclamo ante Valterra Café, en los casos en que este requisito resulte aplicable.

24. Cambios en la política

Valterra Café podrá actualizar esta política para reflejar:

Cambios normativos.
Nuevas funcionalidades del sitio.
Incorporación de proveedores.
Nuevos canales de atención o venta.
Modificaciones en las finalidades del tratamiento.
Cambios en sus prácticas de seguridad o administración de información.

Las modificaciones sustanciales serán comunicadas mediante el sitio web, correo electrónico u otro medio adecuado antes de ser implementadas, cuando sea necesario obtener una nueva autorización.

La versión vigente estará disponible permanentemente en www.valterracafe.com.

25. Vigencia

La presente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales entra en vigencia en la fecha que sea publicada oficialmente por Valterra Café.

Las bases de datos administradas por Valterra Café tendrán vigencia durante el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades descritas, las obligaciones contractuales y los términos legales de conservación.

Responsable: [NOMBRE COMPLETO]